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面试时间安排有讲究

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        冷空气如约而至,说好的大雪呢?4-5级的大风灌到脖子里,刺骨的凉,对我来讲,却一点不及南方的阴冷让人忍受不了。

 

        忍受不了南方的湿热、扛不住南方的阴冷,终究成不了精致的南方人,只能发展成今天的女汉子。一方山水养一方人,我是最好的证明。

 

        Q先生的电话邀约率极高是值得肯定的,可面试时间的安排却让我吃尽了苦头,不仅考验我的统筹协调能力和应变能力,还有体力。

 

        “Lisa,明天上午我约了十个人来面试,这是他们的简历和时间安排,您看一下。”

 

        “好的,效率很高嘛!嗯,十点上班,从十点半开始安排面试,有个准备和缓冲时间,挺好的……“当我看到第三个人的面试时间依然是十点半时,就有一种不好的预感,不会是所有人的面试时间都约在十点半吧?

 

        果真是如此安排的,我都可以想象这些人全部如约而至时,办公室会是一种什么景象。

 

        无语却也无奈,誰让人没接触过人力资源呢,只能致谢并快速地将相同岗位的人选放到一起,通过排列组合,将面试和笔试时间能很好的错开,不至于让其他人等得太久。

 

        之前已说过,Q先生属于比较固执的人,他对这样紧凑的时间安排不以为然,认为无伤大雅,让他们等一会也没关系。

 

        要想提高我的工作效率和质量,面试安排是第一个需要解决的问题。在这之前,我需要想好如何与有背景的人沟通。不能说我一个人面试忙不过来,更不能直接告诉他,你这样安排时间是有问题的、面试时间要与面试官协调沟通好之后再确定等。

 

        结合他的个性特点、背景以及他对企业的归属感和认同感,我决定从企业形象、企业规范化和工作计划性来说明合理安排面试时间的重要性和必要性。

 

        公司虽然处于创业初期,但经营管理人员都是具有丰富的企业管理经验,且已成功在深圳运营一家类似的企业,公司的管理相对白手起家的企业,企业管理水平的起点都要高于同类型的企业。合理安排面试时间,对于企业形象维护、品牌塑造以及企业管理的规范性有以下好处:

 

        1、合理的安排面试时间,一方面能体现公司有清晰的业务流程,另一方面也能看出工作安排的计划性和统筹安排能力,避免出现求职者到公司之后发现有面试的、有等待的、有做笔试题的,给人一种乱七八糟的感觉;

 

        2、合理的安排面试时间,能给求职者一个充分展示自己的机会,也能提供一个比较舒适安静的沟通环境。避免出现中途被打断,被干扰,一方面是不礼貌的行为表现,另一方面也会影响面试质量,影响求职者的发挥,对人选的评估会产生负面的影响;

 

        3、求职者要么是处于离职状态,要么是在职,那么他们对自己每一天的面试时间都有所安排,每家单位预留的时间不会超过两个小时。由于时间安排问题,一方面对企业有影响,也会打乱或干扰求职者的计划,比如请假外出时间超出实际要求时间,等待时间太久而导致下家面试迟到甚至因此而丧失非常好的机会。

 

        如此阐述,在一定程度上会让原本将企业当家的Q先生更能接受并按要求操作,同时也不会引起对方的反感或抵触。此后,Q先生每次在预约面试前,都会先问我一天的工作安排,哪些时间段是可以面试的,每个时间点安排几个人选比较合适等。合理安排时间,一方面能加强自我工作的计划性和时间管理,另一方面也能形成规则并逐渐内化为员工的习惯。我跟Q先生约定面试时间安排原则如下:

 

        1、跟所有的人选都明确具体的面试日期、时间点,必须明确到几点几分,同时要将面试和笔试共计花去的时间提前告知求职者,便于对方合理安排自己的行程;

 

        2、在初面和用人部门复试环节,尽量尊重人选的时间安排,人力资源部和用人部门负责人则事先调整自己的工作计划,总经理综合面试环节则尽量以总经理行程安排为准;

 

        3、每个时间点安排两个人,应聘同一岗位的人选尽量安排在同一或邻近时间点,一方面有利于比较人选的水平,另一方面有利于面试官的思维和知识转换;

 

        在这里再讨论一下总经理面试时间安排问题,一般可遵循以下原则:

 

        (1)事先跟总经理沟通大致的面试日期(最好能确定面试日期,并安排一天或两天集中面试),并提前告知人选,让对方有一个大致的工作安排;

 

        (2)确定每个人选的面试时间时,先可根据岗位、人选初复试的评估意见等排一个时间表,再与人选进行时间点的确认,对你所安排时间点有异议的,可做微调;

 

        (3)每个人的面试时长需要根据岗位和人选初复试情况做一个预估,如主管级以下员工可每人预留40分钟,中高管则需要预留1个小时30分钟左右,可以根据总经理面试规律总结出平均时长;

 

        (4)所有人选时间确定后,将时间安排表等面试所需资料报总经理查阅,让其提前了解所需要面试的人选信息;

 

        (5)领导综合面试时间全部敲定后,HR还需要给人选发一备忘信息,包括应聘岗位、具体面试日期和时间点、面试地点、面试接待联系人及其联系方式等。

 

        无论面试结果如何,人选能否录用或者对方是否选择企业,这些过程性的行为都能在一定程度上给人选留下至少不坏的印象,退一万步讲,多结识各行各业的人选,当下不合适也许将来会合适,也是HR人才储备和人脉积累的较佳时机。

 

        新的环境和领导,面试流程也许差不多,但过程和细节会大有不同。第一拨人选参加总经理复试,一方面是企业在选人,另一方面也是对HR经理能力的第一关考验,当然也是HR经理观察、分析与总结领导的面试风格、习惯及对人选的特殊要求,不过这都是后话。面试时间安排好之后,该给领导准备面试所需参考的资料了,那么都需要准备哪些资料呢?